Umowa o pracę w formie elektronicznej. PIP wyjaśnia, kiedy jest to możliwe

Jak wyjaśniła PIP, zgodnie z art. 29 § 2 Kodeksu pracy, umowę o pracę zawiera się na piśmie, a forma pisemna zachowana jest wtedy, gdy oświadczenie woli opatrzone jest oryginalnym podpisem osoby, która je składa. 

„Istnieje także możliwość, by zachować formę pisemną także w wersji cyfrowej. Stanowi o tym art. 781 kodeksu cywilnego, zgodnie z którym oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemne” – wskazano w wyjaśnieniach PIP. „Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym” – dodano.

Zgodnie z wyjaśnieniami PIP, nie ma przeszkód prawnych, aby przy zawieraniu umowy o pracę skorzystać z kwalifikowanego podpisu elektronicznego. W takim przypadku, umowa może zostać podpisana kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez tylko jedną ze stron. Druga musi to zrobić w formie pisemnej. 

„Pracodawca, który zawiera umowę o pracę drogą elektroniczną, powinien przesłać pracownikowi tekst dokumentu opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym z informacją, że umowa wymaga podpisu pracownika” - wskazano.

Pracownik po otrzymaniu takiej umowy powinien ją wydrukować i przed rozpoczęciem pracy podpisać w formie „tradycyjnej”. 

„Wydruk powinien zawierać informację o tym, że umowa opatrzona była kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W powyższej formie do zawarcia umowy dochodzi z momentem jej podpisania przez pracownika, co wymaga jego obecności we wskazanym miejscu” – wskazano.

PIP wyjaśniła, że w sytuacji, gdy nie ma możliwości by pracownik osobiście stawił się w siedzibie pracodawcy w celu podpisania dokumentów, pracodawca powinien przesłać mu tekst umowy w formie zwykłej wiadomości e-mailowej z prośbą, by ten w wiadomości zwrotnej potwierdził ujęte w niej warunki zatrudnienia. 

„W takiej sytuacji pracodawca może skorzystać z art. 29 § 2 zdanie drugie kodeksu pracy i przed dopuszczeniem osoby do pracy potwierdzić na piśmie ustalenia dotyczące stron umowy, rodzaju umowy oraz warunków umowy” - wskazano.

PIP przypomniała również, że profil zaufany czyli tzw. podpis ePUAP nie jest tożsamy z kwalifikowanym podpisem elektronicznym. 

„Profil zaufany, jest bezpłatnym i ogólnodostępnym narzędziem, a do jego założenia wystarczy jedynie posiadanie konta w banku. Podpis ePUAP możemy wykorzystać jednak tylko do załatwienia spraw urzędowych online. Profil zaufany nie jest tym samym co kwalifikowany podpis elektroniczny w rozumieniu kodeksu cywilnego, a to oznacza, że nie spełnia wymogu formy pisemnej” – wskazano.

Jak podkreśliła PIP, pojęcie „kwalifikowany podpis elektroniczny” oznacza, iż podpis ten jest składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego i opiera się na kwalifikowanym certyfikacie umożliwiającym weryfikację tożsamości osoby, do której przyporządkowany został podpis i tylko ona może go używać. 

mr/