MC o podwójnych skrzynkach do e-Doręczeń: minister z urzędu wykreśli adres

W ubiegłym tygodniu Serwis Samorządowy PAP opublikował artykuł z listą urzędów, które zdaniem Ministerstwa Cyfryzacji nie posiadają adresu do e-Doręczeń.

Informacja ta zaskoczyła wielu urzędników, którzy zaznaczyli, że adres do e-Doręczeń jest już aktywnie wykorzystywany w ich instytucjach.

„Nikt nam na to nie zwrócił uwagi. Myślałem, że jest wszystko w porządku. Nie byliśmy świadomi, zakładaliśmy ten adres prawie rok przed tym, zanim to weszło” – powiedział nam urzędnik ze Szprotawy.

Jak przekazał resort, problem wynika z faktu, że adres do e-Doręczeń powinien być założony na urząd gminy (miasta), a nie na gminę (miasto). Zatem urzędy, które założyły adres na gminę, figurują w resorcie jako te, które nie mają adresu do elektronicznej korespondencji.

W reakcji na zaistniały problem urzędnicy poinformowali nas, że nie mają możliwości zmiany danych przy założonym adresie.

„Skoro MC nas umieszcza na liście twierdząc, że nie mamy adresu to jak mam traktować korespondencję, która napłynęła i napływa na eDoręczenia? Wyrzucić, uznać za błędną, nieprawidłową? Sprawa jest na tyle dziwaczna, że nie ma procedury na zmianę danych. Na pytanie w tej sprawie (jak zmienić nazwę na prawidłową z Gmina... na Urząd...) czekamy już kilkanaście dni. Nikt tego w MC nie wie” – napisał czytelnik Radosław Czyżewski.

„A poza tym niby jak (…), mamy utworzyć drugą skrzynkę na, w zasadzie tylko inną nazwę, skoro pozostałe dane blokują taka możliwość, bo wniosek jest odrzucany z powodu niemożliwości utworzenia drugiej skrzynki na te same dane ale inna nazwę!!! (…) Proszę ich o to zapytać niech sami potwierdza to co otrzymujemy we wnioskach i co blokuje naszą pracę!!! ” – dodał czytelnik Paweł.

W odpowiedzi na prośbę czytelników zwróciliśmy się z pytaniem do Ministerstwa Cyfryzacji, co  powinni zrobić urzędnicy, którzy adres do e-Doręczeń założyli na gminę, a nie na urząd.

„Administrator skrzynki do e-Doręczeń nie ma możliwości zmiany nazwy skrzynki. Podmiot, który posiada adres do e-Doręczeń na gminę, powinien złożyć nowy wniosek o nadanie adresu do e-Doręczeń dla urzędu gminy” – poinformowała Aleksandra Majchrzak z Biura Komunikacji w Ministerstwie Cyfryzacji.

W odpowiedzi Aleksandra Majchrzak przekazała, że status nowego wniosku urzędnicy mogą sprawdzić w zakładce „Zarządzaj adresami do e-Doręczeń”. Nowy wniosek może być w trakcie weryfikacji, pozytywnie rozpatrzony lub negatywnie rozpatrzony.

Przedstawicielka resortu wyjaśniła, że jeśli wniosek jest w trakcie weryfikacji, urzędnicy powinni poczekać na jego rozpatrzenie. Zaznaczyła, że „jeśli wniosek został błędnie złożony, należy poczekać na jego odrzucenie, a następnie złożyć poprawny”.

Jeśli urząd uzyskał adres do e-Doręczeń, status wniosku będzie widniał jako rozpatrzony pozytywnie. „Po otrzymaniu e-maila o pozytywnym rozpatrzeniu wniosku, administrator w nim wskazany będzie mógł aktywować skrzynkę” – napisała Majchrzak.

Przedstawicielka resortu dodała również, że jeśli wniosek zostanie odrzucony, system wyświetli powód jego odrzucenia. Wtedy „należy złożyć nowy, poprawny wniosek” – wyjaśniła.

W odpowiedzi na nasze pytanie resort odniósł się też do kwestii związanej z posiadaniem dwóch adresów do e-Doręczeń – jednego założonego na gminę, a drugiego na urząd.

„Jeśli urząd posiada jednocześnie dwa czynne adresy do e-Doręczeń dla gminy oraz dla urzędu gminy, to minister cyfryzacji z urzędu wykreśli adres do e-Doręczeń utworzony na gminę do 1 stycznia 2026 r. Przed usunięciem adresu jednostka otrzyma informację o konieczności pobrania zasobów, które znajdują się w skrzynce do wykreślenia” – powiedziała Aleksandra Majchrzak.

E-doręczenia to elektroniczny odpowiednik tradycyjnych przesyłek listowych za potwierdzeniem odbioru, który miał ułatwić sposób wymiany korespondencji między instytucjami publicznymi, przedsiębiorcami i obywatelami. Jednak już od kilku dni media donoszą o licznych problemach związanych z funkcjonowaniem systemu. Jak poinformował w ubiegłym tygodniu Dziennik Gazeta Prawna, „pierwsze dwa tygodnie stosowania elektronicznych odpowiedników listów poleconych za potwierdzeniem odbioru upłynęły urzędnikom na wielokrotnych próbach logowania do skrzynek, kilkugodzinnym pobieraniu nawet niewielkich załączników czy kilkudniowej wysyłce pism".

mc/

Czytaj też: