Unia Metropolii Polskich: problemy z e-Doręczeniami spowodowane błędem zarządczym

Od 1 stycznia system e-Doręczeń stał się obowiązkowy dla wielu instytucji publicznych, takich jak samorządy czy urzędy. Część z nich mierzy się z problemami technicznymi, m.in. z kilkudniowym oczekiwaniem na nadanie przesyłek, które już są w systemie.

W większości problemy te rozwiązano - zapewniło Ministerstwo Cyfryzacji. Jak wskazał resort, problemy wynikały głównie z błędów w integracji wewnętrznych narzędzi do elektronicznego obiegu dokumentów (EZD) z systemem e-Doręczeń. Według danych Poczty Polskiej 34 podmioty niepoprawnie zintegrowały EZD z e-Doręczeniami - dodano.

Według Sylwestra Szczepaniaka, koordynatora ds. społeczeństwa informacyjnego i smart city w Biurze Unii Metropolii Polskich, komunikat resortu cyfryzacji jest zbyt jednostronny. „Za integrację e-Doręczeń z EZD w skali globalnej odpowiada Poczta Polska i Ministerstwo Cyfryzacji. Tak więc nie był to tylko błąd integratorów, ale też błąd zarządczy” - ocenił Szczepaniak w stanowisku przekazanym PAP.

Jak dodał, samorządy w większości stosowały się do wytycznych z otrzymanej dokumentacji, a nie było tam m.in. kryteriów wydajności. „Brak szczegółowych wytycznych obciąża Ministerstwo Cyfryzacji i Pocztę Polską” - ocenił Szczepaniak.

Jak wskazało MC w komunikacie, Poczta Polska dostarcza UA API, czyli główny interfejs programistyczny, który pośredniczy między usługami e-Doręczeń, a innymi systemami, czyli gov.pl, biznes.gov.pl oraz EZD. Odpowiada też za infrastrukturę, która ma sprawiać, że system działa poprawnie.

„Urzędy stosowały metody domyślne w UA API i nawet w tych przypadkach część podmiotów raportowało mi błędy w działaniu e-Doręczeń” - zauważył Szczepaniak. „Ponadto niedawno otrzymałem informacje od jednego z podmiotów publicznych, że Poczta Polska na spotkaniach wskazywała, że za część błędów odpowiadał jej wadliwie działający system antywirusowy” - dodał przedstawiciel Unii.

„Nie potwierdzamy informacji, że za część błędów w systemie e-Doręczeń odpowiadał wadliwie działający system antywirusowy” - poinformowało biuro prasowe Poczty Polskiej w oświadczeniu wysłanym PAP.

Przekazało też, że ponad 90 proc. podmiotów, które dokonały integracji do 1 stycznia br., korzysta z poprzednich wersji interfejsu tzn. wersji 1 albo 2 UA API, które jednak nadal są obowiązujące. „Ta sytuacja powoduje szereg zgłoszeń, które w konsekwencji obsługujemy. W związku z tym powinniśmy w najbliższym czasie skupić się na zmotywowaniu podmiotów do przejścia na wyższe wersje interfejsu i określić termin ważność UA APIv1” - dodało.

UMP w ubiegłym tygodniu wskazała, że dostrzega poprawę działania systemu e-Doręczeń. Potwierdziła to także PAP Iwona Woźniak, dyrektor Biura Obsługi Kancelaryjnej Urzędu Miasta Lublin.

„Potwierdzam, że podejmowane są działania naprawcze i zaradcze, które w dużej mierze przyczyniają się do ustabilizowania systemu e-Doręczeń. Szybka reakcja Centralnego Ośrodka Informatyki na nasze zgłoszenia, a także spotkanie online z przedstawicielami operatora wyznaczonego pozwoliły na bieżącą analizę i zweryfikowanie zgłaszanych przez nas problemów” - przekazała Woźniak.

Jak podkreśliła, na spotkaniu udało się potwierdzić, że system klasy EZD funkcjonujący w Urzędzie Miasta Lublin został prawidłowo zintegrowany z e-Doręczeniami oraz nie stanowił i nie stanowi obciążenia dla systemu e-Doręczeń. Na spotkaniu analizie poddano także przesyłki nadane z UM Lublin od 3 do 17 stycznia br. (blisko 2700), z których na dzień 17 stycznia doręczonych zostało niespełna 2000, przy czym duża ich część kierowana była do podmiotów publicznych - dodała.

„Po działaniach naprawczych większość +zaległych+ przesyłek otrzymała status +doręczona+, przy czym data nadania dla większości została wskazana dopiero na dzień 23 stycznia, pomimo wysłania ich pomiędzy 3-17 stycznia” - podkreśliła przedstawicielka lubelskiego urzędu.

„Podsumowując, sytuacja znacząco się polepszyła. Przykładowo, na 314 przesyłek nadanych przez nasz Urząd 27 stycznia, na dzień 28 stycznia tylko 6 miało status +czeka na doręczenie+, przy czym są to przesyłki kierowane do osób fizycznych” - zaznaczyła Woźniak.

Według danych Poczty Polskiej, problemy techniczne dotyczyły około 7 tys. przesyłek na ponad 3,5 mln wszystkich zrealizowanych - wskazało MC w komunikacie. Poczta Polska nie odpowiedziała na pytanie PAP, w jakim okresie zostały zebrane te dane (e-Doręczenia są dostępne od 2021 roku), przekazała natomiast informacje dotyczące wysłania e-Doręczeń za styczeń 2025 roku. Zgodnie z nimi od 1 do 26 stycznia b.r. przez system ten nadano ponad 1,75 mln przesyłek, z czego przesyłki PURDE, czyli całkowicie elektroniczne, stanowiły ponad 296 tys. sztuk, a PUH, czyli hybrydowe ponad 1,46 mln - wskazało biuro prasowe.

Jak dodano - tym samym Poczta Polska notuje „ogromny wzrost” nadań przesyłek PURDE i PUH rok do roku. Od stycznia 2025 r. do stycznia 2024 r. liczba przesyłek PURDE wzrosła o prawie 8 tys. proc., a PUH o ponad 15 tys. proc. - podano. Poczta Polska zidentyfikowała także, że błędy z wydłużonym czasem i odbieraniem przesyłek dotyczyły mniej niż 1 proc. przesyłek nadanych w styczniu.

mbl/ mam/