Dokumentacja pracownicza. Kiedy i komu można udostępnić jej kopię

„Art. 94¹² Kodeksu pracy zobowiązuje pracodawcę do wydania kopii dokumentacji pracowniczej lub jej części w przypadku złożenia wniosku (w postaci papierowej lub elektronicznej) przez podmioty uprawnione. Taką osobą może być pracownik lub były pracownik, a także osoby wskazane w art. 94⁹ § 3 k.p. - w przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika” – wskazała PIP. 

Jak zaznaczono w wyjaśnieniach do kategorii osób uprawnionych do odbioru kopii dokumentacji w przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika należą: dzieci własne, dzieci drugiego małżonka oraz dzieci przysposobione; przyjęte na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnuki, rodzeństwo i inne dzieci, z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka; małżonek lub małżonka (wdowa i wdowiec); rodzice, w tym ojczym i macocha oraz osoby przysposabiające.

„Pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej określonej we wniosku - nie później niż w terminie 30 dni od dnia otrzymania wniosku” – podkreśliła PIP.

Zgodnie z Kodeksem pracy, pracodawca ma obowiązek poinformować  pracowników w sposób przyjęty w danym zakładzie pracy o zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej. W powiadomieniu powinna być również zawarta informacja o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej. Pracodawca ma także obowiązek zawiadomić w postaci papierowej lub elektronicznej byłego pracownika o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej. Na odebranie dokumentacji pracownik lub były pracownik ma 30 dni od dnia zawiadomienia. 

mr/